La gestión del tiempo

Si hay algo que tenemos que apreciar en nuestro trabajo es el tiempo. En los centros deportivos hay muchas tareas a realizar y sino tenemos muy definido como vamos a gestionar el tiempo, podemos perderlo.

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El tiempo es un capital valioso porque…
• Es muy escaso.
• No se puede comprar.
• No se puede ni escatimar ni almacenar.
• No se puede multiplicar.
• Pasa lentamente, pero inexorablemente.
• Es vida.

Evidentemente, para organizar nuestro tiempo se hace imprescindible:

a) Determinar qué acciones o tareas son las más importantes. Por importantes, entendemos aquellas tareas que inciden de alguna forma a las áreas estratégicas del centro, en los objetivos, en los costes o en los ingresos.

b) Dar un orden de prioridad a cada una de las actividades diarias. A veces tenemos que asignar un tiempo máximo para cada actividad, con el fin de que no estemos demasiado tiempo ocupados en una tarea que no es demasiado importante, restando tiempo a otras que sí que lo son.

c) Aprender a decir NO a tareas que no son importantes o que puedan realizar otras personas.

d) Eliminar la posibilidad que nos puedan importunar con visitas no previstas, conversaciones extensas con los socios/usuarios o reuniones mal planificadas con hora de inicio, pero sin hora de cierre.

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Destinar unos minutos al día en la planificación de nuestra propia agenda. De esta forma, podremos tener siempre preparado un programa de trabajo antes de iniciar la jornada de trabajo, ser nosotros mismos los gestores de nuestro tiempo y no dejar que sean otros los que lo hagan. Así pues, es importante:

a. Planificar por adelantado: planificar es la piedra angular sobre la cual se basa la gestión del tiempo y hay que ser capaz de llevarla a cabo. Esto supone ser preciso sobre la realidad diaria del trabajo y del resto de las responsabilidades, tener en
cuenta las interrupciones, conflictos y retrasos habituales.

b. Programar también las actividades de ocio: hay que intentar programar periodos de tiempos dedicados a la familia, amigos, tiempo libre propio, proyectos personales o especiales, en vez de dedicarlos a “el tiempo que sobre”.

c. Prometer menos y cumplir más: establecer fechas de entrega que sean viables. Supone una buena idea sobrestimar el tiempo que tenemos que dedicar a un trabajo, para asegurarnos el plazo de entrega y finalmente poder acabar antes del previsto.

d. Dividir los trabajos grandes en tareas asequibles: es muy fácil aceptar trabajos de grandes proporciones. Dividiendo un trabajo enorme en pasos asequibles, estableciendo y planificando el tiempo por pasos y reduciendo gradualmente el tiempo total del proyecto. Con menos presión se puede conseguir de mejor forma.

e. Seguimiento de los progresos: cada tarea o proyecto requiere de su propia organización, agenda y calendario para identificar los pasos principales o hitos en el camino hacia su consecución. Si establecemos fechas y objetivos realistas, los progresos tendrían que responder al plan.

f. Delegar lo que podamos: como ya sabemos, se delega la autoridad, no la responsabilidad. Cuando se trata de delegar, parece que hay dos tipos de personas: aquellas que pueden y las que no pueden. En el caso de que sí, tenemos que intentar
empezar con la rutina, trabajos que requieren mucho tiempos y que alguien más puede llevar a cabo. Es bueno aceptar que enseñar a otra persona puede traer tiempo, pero después de un aprendizaje, hay un beneficio.


Post by Pere Solanellas 


 

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